会社に入ると、上司への報告をする機会というのは数多くあると思います。しかし、上司への報告とは一体どのようにすれば失礼のないものとなるのか、そもそも報告の意義とは何なのか、疑問に思ったことはありませんか。今回は、「上司への報告」をテーマにメール・報告書の書き方、報告の目的とは何なのかということについて紹介したいと思います。

1報告とは何か ―報告・連絡の違い―

会社に勤めている人ならば当たり前のように行っている上司への「報告」。しかし、この「報告」の意味について考えたことがある人は少ないのではないでしょうか。

「報告」とは、上司など仕事を管理する立場にある人が仕事の進捗状況を把握するために行います。一方、「連絡」は共有しておいた方が思われる情報を相手に伝えることです。

このように「連絡」は本人の意思でするかしないか決定できるのに対して、「報告」は義務が伴ってくるというのが大きな違いです。

2内容・緊急度別に選択する報告の手段

メール、電話、口頭、文書など報告には様々な形態があります。これらの形態を適切に選択しないと上司にうまく情報が伝わらず、後で問題となることも考えられます。では、どのような状況でどのような手段を選択すればよいのでしょうか。

2.1急ぎの場合は口頭・電話で連絡

商品の発注ミスなど緊急事態の場合は、口頭または電話などすぐに上司が把握できる報告形態を選択しましょう。緊急事態の場合、メールでの報告では上司にすぐに見てもらえず対処が遅れてしまうという場合が考えられます。

2.2時間に余裕があるものはメールで報告する

立場が上の役員になればなるほど仕事が忙しくなり、部下の報告に時間をさける人は少なくなってきます。そこで、上司の手を煩わせないためにも急ぎの用でない場合は直接会って話すのではなく、メールでの報告を心がけましょう。この時に注意すべきメールの書き方は3.2にまとめてあるので参考にしてみてください。

2.3 業務内容・調査報告は報告書を提出する

会社員にとって、業務内容やプロジェクトの進行状況などをまとめた報告書の作成は不可欠です。

また、業務の進捗状況を上司が把握できるようにするために、業務の完了報告だけではなく中間報告もするようにしましょう。こまめに報告することによって作業が遅れてしまっている場合でも問題が起こる前に対処することが可能となります。

このように上司に通常業務について報告する際は、正式に報告書を作成して手渡すようにしましょう。上司への正しい報告書の書き方は3.1にまとめてあるので参考にしてみてください。

3 主な報告手段 -報告書とメール-

上司への報告手段として主に利用されているのが、メールまたは報告書です。しかし、上司へのメールはどのように打てばよいのか、報告書の形式はどのようにすればよいのか、など疑問に思っている人も多いと思います。
そこで、これから失礼のないメール・報告書の書き方を紹介したいと思います。

3.1 業務の進捗状況を上司に伝える報告書

報告書といっても、
・社内研修や業務の進捗などを上司に伝えるための報告書
・社外へのクレーム対策や調査結果などを上司や関連部署に知らせるための報告書
の2種類があります。
このように、自分が行った仕事の内容や業務の結果、共有しておくべき情報などを上司や会社に正しく伝えることが報告書の主な役割です。
そこで、これから報告書を書く目的とポイントについて解説していきます。

3.1.1 報告書を書く目的

報告書を書くもっとも重要な目的は、
読み手と情報を共有することによって業務に活かす
ということです。そのため、読み手にとって分かりやすい報告書を作成することはとても重要であるといえます。

3.1.2 報告書を書くときの5つのポイント

報告書を書くときのポイントは、
1 「見た目」も重視する
2 報告する相手を意識する
3 所見と内容は分けて書く
4 結論は一番始めに書く
5 できるだけ早く提出する
の5つです。

1 「見た目」も重視する

文字がただ並んでいるだけで見やすく整理されていない報告書というのは読むのに時間がかかり、要点も伝わりにくいです。
そこで、内容を箇条書きにしてみたり、見出しをつけたり、図表を用いたりなど見やすくする工夫をすることで、要点が伝わりやすい・読みやすい報告書となります。

2 報告する相手を意識する

報告書の構成を考える際に、誰に向けた報告書なのかを考えて書くことも重要なポイントの1つです。
例えば、役員・トップに提出する報告書の場合は
・要旨のみを短くまとめた報告書
・所見がついている報告書
といった報告書を提出することが求められます。役員・トップともなると報告書を読む時間がなかなかとれない場合があるため、要旨のみをまとめた現場の意見が反映された所見のある報告書が好まれます。
一方、部署内の上司・先輩に提出する報告書の場合は、
・要旨+詳細内容についてA4の用紙2-3枚程度にまとめた報告書
・所見は必要に応じてつける(上司に判断を仰ぐ)
といった報告書を提出することが望まれます。上司が判断する際の参考にするためにも、業務内容についてできるだけ詳細に書くことが重要です。また報告書の形式は前例を踏襲することにより、より早く報告書を作成することが可能となります。

3 所見と内容は分けて書く

自身の所見と事実を混合して記載してしまうと読み手である上司が、どれが部下の所見でどれが事実であるのかが分からなくなってしまうことがあります。そこで「事実」と「所見」は項目を分けて記載し、上司がすぐに見分けがつくようにしましょう。

4 結論は一番始めに書く

読み手が最も知りたい情報というのは、「結論」です。そこで、結論は最初に提示しておきましょう。理由や経緯はあとから書くことで、主旨が伝わりやすい報告書となります。

5 できるだけ早く提出する

報告書は、できる限り早めの提出を心がけましょう。特に同じ部署内の上司に提出する報告書の場合、翌日の提出もしくは遅くとも数日以内の提出が望まれます。

3.2 書式のマナーが重要視されるメール

SNSが普及してきた現在において、日常生活で携帯メールを打つという機会も少なくなってきています。

しかし、仕事をする際に礼儀正しいメールの書式を理解しておくことは重要なビジネスマナーです。そこで以下にメールを書く際の3つのポイントを紹介します。

3.2.1 上司にメールを書くときの3つのポイント

上司にメールを書くときのポイントは、
1 報告内容がすぐにわかる件名にする
2 簡潔で分かりやすい本文にする
3 相手がメールを見たかどうかを必ず確認する
の3点です。

1 報告内容がすぐにわかる件名にする

みなさん、上司にメールをうつときに件名を入れ忘れていた…なんてことはありませんか?
一日に何百通もメールを受け取っている人にとって、件名で内容が把握できないというのはとても不便です。上司にメールを送る際は、必ず大体の内容が把握できるような件名をつけることを欠かさないようにしましょう。特に、すぐに返信のほしい案件の場合はその旨を件名に記載することもポイントです。

2 簡潔で分かりやすい本文にする

文章が長々と連なっているメールというのはとても読みづらいですよね。メールで報告する際は、「簡潔に」「わかりやすく」ということを意識して書くことを心がけましょう。

3 相手がメールを見たかどうかを必ず確認する

メールは送って終わり…ではありません。必ず相手がメールを受け取ったかどうかの確認をとるようにしましょう。
相手からの返信がない場合は、電話をかけるか、相手のところに出向き報告を確認してもらえたかどうか直接確認をとるのも1つの方法です。もしも、相手がメールを見ていなかった場合、業務の遅れや他部署に迷惑をかけてしまうということも考えられます。

4 ミスをしたときの報告の3つのポイント

仕事でミスをしてしまったときの上司への報告には、気が重くなってしまうという人が多いと思います。しかし、報告をずっと先延ばしにしておくこともできません。そこで以下ではミスをしたときの報告のポイントをまとめました。

4.1 報告はできるだけ早めに

ミスをしたときの報告は先延ばしにするのではなく、すぐに上司に報告するようにしましょう。報告を先延ばしにすることで状況が悪化したり、対策をとる時間が少なくなってしまったりということも考えられます。ミスをした時こそ早い報告を心がけることが大切です。

4.2 まずは謝罪をする

上司に対してミスを報告する際、処罰を恐れて自身を擁護する発言をする人も多いのではないでしょうか。しかし、このような発言は上司に対して決していい印象を与えません。擁護したくなる気持ちもわかりますが、自分のミスを潔く認めてまずは謝罪をしましょう。

4.3 自分で考えた対応策も報告する

仕事のミスを報告する際、ただ謝罪をするだけではなくて自身で考えた対応策とともに上司に報告するようにしましょう。
例えば、発注ミスで納期が遅れてしまった場合、他の会社を探してみる、または関係各社に謝罪にまわる、代用品を考えるなど様々な対応策が考えられます。

このように、あらかじめ自身の案をもっておくことで上司とスムーズに対策を考えていくことが可能となります。

5 すぐに実践できる!!報告上手な人の特徴

どの会社にも報告上手な人というものがいるものです。そこで、このような報告上手な人たちの特徴をまとめてみました。すぐに実践できることなので、みなさん次回上司に報告する際には参考にしてみてください。

5.1 上司の手が空いているときに報告する

緊急性のない内容の場合は、上司の手が空いているときに報告することを心がけましょう。自分の都合のいい時に報告しに行くのは言語道断です。上司の手が空いたときに報告をすると上司の人も時間に余裕をもって報告を聞くことができ、対応がおざなりになってしまうということも避けることができます。

5.2 上司に全て丸投げしない

上司に報告する際に、一番聞いてはいけないことは「どうすればいいですか」という一言です。これでは上司に全てを丸投げしてしまうことになってしまいます。自身である程度仮説を考えてからそれについての意見を求めるという形をとるようにしましょう。そうすれば上司もアドバイスしやすく、時間を効率よく使うことができます。

6 まとめ

これまでメール・報告書の書き方やミスをした場合の報告の仕方など様々な報告の仕方について紹介してきました。今後、上司への報告の機会はたくさんあると思います。ぜひ今回紹介した方法を参考にして業務の改善に活かせるような報告にしてください。

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