気づいたらデスクに仕事が山積みになってしまっていて、何から手を付ければ良いのか困っている方や、とりあえず急ぎの仕事を片付けようとその場しのぎに仕事をしているという方は多いのではないでしょうか。人によっては「ToDoリスト」などを作り、今日やるべきことを把握できるようにしている方も多いはずです。

しかし、仕事の優先順位は、「ToDo」よりも、緊急度と重要度を基準に決めていくことが効率よく仕事を進める上で重要です。

そこで、今回はどのように山積みになっている仕事を緊急度と重要度で振り分け、そして行動していく方法をご説明させていただきます。

1. 仕事の優先順位は「ToDo」よりも「緊急度」と「重要度」で決めましょう

仕事の優先順位を決める方法として「ToDoリスト」を作り今日やるべき仕事を記録し、把握できるようにするという方法がありますが、それだけでは何の仕事が緊急なのか、重要なのかわかりません。

そこで、効率よく仕事を進めるための優先順位を決める重要な方法は、緊急度と重要度別に仕事の優先順位を振り分ける方法です。
(この方法をとればあなたが本当に優先するべき仕事を把握できるため、山積みになっている仕事を効率よく片付けることができます。)

1.1. 「緊急度」と「重要度」はまったく別の意味を持ちます

「緊急度」と「重要度」を基準に仕事の優先順位を決めるとお伝えしましたが、この2つには全く別の意味を持っています。

「緊急度」では、重大で早急に対応しなければならないかどうかを判断します

緊急度が高いとは、放置してしまうと非常に重大な事態となり、その対応に工数を割いてしまうものを指します。

緊急なことの多くが他人からの依頼事で、その中には自分にとって重要ではないこともあります。

「重要度」では物事の根本や本質、成否に関わるかを判断します

重要度が高いとは、会社の事業などに根本的に関わるものや、自身の健康面に関わるものなど、おざなりにしてしまうと長期的に影響が出てきてしまうものを指します。
重要というのは、必ずしも即座に対応しなければならないものとは限らないということです。

このように、「緊急度」と「重要度」はまったく別の意味を持ちます。

1.2. 「緊急度」と「重要度」で仕事を分けると、本当に今やるべきことは何か把握することができます

「緊急度」と「重要度」で仕事を分けると、本当に優先するべき仕事は何か把握できるため、山積みになっている仕事を効率よく片付けることができます。

たとえば、今日1日で行う仕事が2つあるとします。その仕事の内容を、「緊急度」と「重要度」に視点をおいて振り分けてみます。
緊急度、ロジカルシンキング 画像
すると、どちらから取り組めばいいか判断ができます。
この場合、

仕事例1は 「今後、自分の新規顧客を増やしていきたい」ので、緊急度は低いですが、自分の将来のキャリアアップのためにはとても重要な仕事です。よって「緊急度 低」「重要度 高」と考えることができます。

仕事例2は「さほど重要ではない内容」なので、あなたにとって重要な仕事ではないですが、「今日中に返信する必要がある」緊急な要件であるため、「緊急度 高」「重要度 低」と考えることができます。

このように、今日行う2つの仕事を「緊急度」と「重要度」で考えて振り分けた場合、仕事例1があなたにとって重要な仕事なので優先して取り組むべきだと考えられます。

このように、数ある仕事でも、「緊急度」と「重要度」に視点をおいて振り分けることにより、何を優先して取り組むべきかを把握することができます。

2. 時間管理マトリクスに仕事をあてはめてみると、優先順位の客観的な判断ができます

仕事の優先順位を「緊急度」のあるものだけでなく、「緊急度」と「重要度」に視点をおいて振り分ける方法として、「時間管理マトリクス」というフレームワークがあります。このフレームワークを使って自分の仕事を振り分けてみると、主観的ではなく、客観的に仕事の優先順位の判断ができるようになります。

2.1. 時間管理マトリクスとは、あなたの行動を緊急度と重要度で4種類に分類したものです

時間管理マトリクスとは、仕事を「緊急度」と「重要度」という2軸に分け、さらに4種類のパターンに切り分けたものです。

時間管理マトリクス

パターンA

緊急でかつ重要な仕事が当てはまります。
自分にとっても重要なことなので、もちろん取り組む優先度は高いです。場合によっては焦りを感じることがあります。

しかし、視点を変えてみると、緊急ではないが重要であるパターンBの仕事の優先度を下げてきた結果であると考えられます。

たとえば、締切間近の仕事です。この仕事自体は自分にとっても重要な仕事なので本来パターンBに当てはまるはずですが、すぐに取り組まなかったがためにパターンAになってしまったと考えられます。

パターンB

緊急ではないが、重要である仕事が当てはまります。
これは、自分にとってもっとも価値を生む仕事が当てはまります。具体的にはあなたの将来に関わってくる仕事が当てはまります。

つまり、パターンBは将来のキャリアアップのための「備えの時間」であると言えます。パターンBは自分にとってもっとも大切にするべきものですから、この時間確保を後回しにしてしまうと、将来の見通しを立てるタイミングを逃してしまう可能性があります。

そして、パターンBに重点をおいて仕事を取り組むことにより、パターンAに当てはまる仕事を減らすことができます。

パターンC

重要ではないが、緊急である仕事が当てはまります。
自分にとって価値を生むものではないが、やらなければならないことです。この領域にあてはまる仕事ばかり行っていると、あなたが本当に優先するべきパターンBの仕事に割く時間を半減させてしまうというデメリットがあります。

パターンD

緊急でも重要でもない仕事が当てはまります。
パターンDにあなたの行っている仕事が当てはまるかどうか判断する基準は、
その仕事が「時間の浪費」であるか否かです。自分にとって有意義な時間だったと考えられる場合、その仕事はパターンDに当てはまりません。一方、無駄な時間を過ごしてしまったと考えられてしまう仕事は時間の浪費に値するためパターンDに当てはまります。

基本的にパターンDに当てはまってしまった仕事は時間の無駄になるため、できるだけ削減できることが望ましいです。

このように、4種類のパターンに自分の仕事をあてはめてみると、いかに自分が「自分にとっての重要度は低いが他人にとって緊急度が高い」仕事ばかり行ってきたかということに多くの型が気づくことができます。

そして、「緊急度は低いが、自分の将来にとって重要度が高い」ことに割く時間を全くとれていなかったということにも気づくことができるはずです。

※この例はあくまでも個人のタスクに視点を置いているものであり、会社の視点を置いた場合、ケースが異なることがあります。

では、実際にどのように優先順位をつけて仕事を行うかというと、それは短期的視点と長期的視点で大きく異なります。

短期的には緊急かつ自分にとっても重要な仕事であるパターンAから行うと良いでしょう。〆切間近の仕事などを先に片付けたら余裕をもってパターンB、そして空いている時間にパターンCの仕事を行うと、効率良く仕事ができます。
パターンDについては、削減するべき仕事(時間)であるため、できるだけ削減に努めましょう。

長期的には、緊急ではないが自分にとって重要な仕事であるパターンBから取り組みましょう。自分にとって重要な仕事をする時間をできるだけ多く確保し、取り組むことにより、パターンA(〆切間近な提出書類など)に当てはまる仕事を減らすことができます。

つまり、重要な仕事を焦ることなく時間に余裕を持って行うことができます。
よって、長期的にはパターンB→パターンA→パターンCといった優先順位で取り組みましょう。
また、パターンDについては、長期的にも削減するべき仕事(時間)であるため、できるだけ削減に努めましょう。

このように、仕事を「緊急度」と「重要度」で振り分けた場合に、時と場合によって適切な仕事の優先順位の判断も重要になってくるのです。

2.2. 仕事を4種類に分類すると、今後の見通しを立てることができます

時間的マトリクスを使って仕事を4種類に振り分けると、行うべき仕事の優先順位を客観的に把握することができるので、仕事の計画を立てやすくなります。
さらに、仕事の計画がしっかり組み立てることができれば時間の管理もできるようになります。

すると、自分の状況把握ができるので、今後の見通しを立てることも可能になります。

2.3. 大切なことは自分の将来に向けた備えの時間を確保することです

時間的マトリクスにより仕事を4種類のパターンに振り分けた場合に大切なことパターンBにあてはまった仕事に割く時間を確保することです。

パターンBの仕事は緊急度が低く、今やらなくても特に問題が起こることがないので後回しにしがちです。

しかし、パターンBの仕事は、自分の将来に向けた備えであり、自分にとってもっとも大切にするべき仕事ですから、この時間確保を後回しにしてしまうと、将来の見通しを立てるタイミングを逃してしまう可能性があります。

そこで、備えの時間を確保するためには仕事を時間管理マトリクスにあてはめた後の仕事取り組み方があなたにとって重要なタスクとなってきます。

3. まとめ

仕事の優先順位は「緊急度」と「重要度」を基準に決めることにより、
今、本当に優先するべき仕事を把握できるため仕事を効率よく片付けることができます。

そして、この方法をとるもっとも大切なことは
自分の将来に向けた備えの時間を確保することです。

この、備えの時間を確保するためには、仕事を「緊急度」と「重要度」で振り分けた場合の仕事の取り組み方が重要になってくるのです。

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