マルチタスクは非効率！生産性の高い仕事をする5つのポイント

「マルチタスク」で仕事ができると効率が良い、と思っている方も多いのではないでしょうか。

しかし、マルチタスクでの仕事には思わぬ弊害があります。

このページでは、マルチタスクの弊害とマルチタスクに代わる、より効率のよい仕事の進め方を紹介します。

1. 実は生産性が低い!?マルチタスクによる弊害

仕事の効率が上がる方法として認識されているマルチタスクですが、実はいくつかの弊害があることを知っていましたか？

スタンフォード大学での調査によると、マルチタスクは仕事を個別にこなしていくよりも生産性が低いということが証明されました。

では、マルチタスクで仕事を行うことはどのような弊害があり生産性が低くなってしまうのでしょうか。

1.1. 頭の切り替えには時間がかかる

マルチタスクを行う人は、頭を切り替えるための時間ロスが大きいと言われています。

特に、単純な仕事の場合でも切り替えるために余分にかかる時間として25％、複雑な仕事では100％以上の時間ロスにつながってしまいます。

マルチタスクのように複数の仕事を同時に行っていると、頭の切り替えを何度もしなければならなくなり、結果的に仕事を完了させる時間が、マルチタスクでない時よりも長くなってしまうという事態が発生します。

1.2. 集中力の欠如で余計に仕事がたまる

複数の仕事に同時にとりかかることは、注意力散漫・集中力の欠如につながります。

マルチタスクでは、同時にさまざまなことに注意を払わなければならないため、個別に対応しているときよりもミスの割合が多くなり、結果的に処理しなければならない仕事が増えてしまうことがあります。

ミスが続くことで余計にストレスを抱えてしまう可能性も高まります。

1.3. 中途半端な仕事の出来になる

私たちの脳は、一つの物事に集中するようにできています。

そのため複数の仕事を同時にこなすということは、脳のパフォーマンスの低下につながり、結局全ての仕事を終えることができない…という事態も考えられます。

マルチタスクでの仕事を繰り返すことで、仕事の質にも影響し結果的に中途半端な出来となってしまう可能性があります。

2. 複数のタスクを効率的にこなす5つのポイント

やるべき仕事がたくさんある中で複数の仕事を効率的にこなすには、次の5つのポイントをおさえておきましょう。

point1 タスクには優先順位をつける

point2 事前に仕事の全体像を見積もる

point3 朝の時間を有効活用する

point4 に仕上げることを目標にしない

point5 当日こなすタスクはあらかじめ決めておく

point1 タスクには優先順位をつける

「短時間に対処できるもの」「誰でも対処できるもの」「後回しでも問題のないもの」といった業務優先度を明確にすることで、本当に今自分自身がやらなければならないことを見つけ出すことができます。

詳しくはこちらの記事でご紹介しているのでご覧ください。
効率良く仕事を進める！必ずやるべき緊急度・重要度の把握

ただ注意したいことは、一度決めた優先順位は仕事が増えるにつれて変動する可能性があるということです。

初めに設定した優先順位にあまりこだわりすぎないようにしましょう。

point2 事前に仕事の全体像を見積もる

すぐに仕事にとりかかる前に、その仕事の全体像を見積もってから処理していくことで効率よく仕事をこなすことが可能となります。

たとえば、この仕事はどれくらいの時間がかかるのか、緊急度・重要度が高いものなのか、かなりの労力を要するものなのか、といったように分析をすることが挙げられます。

仕事の全体像を把握しておくことで、ただやみくもに仕事にとりかかるよりも短時間に、そしてミスも少なく仕事を処理することができます。

point3 朝の時間を有効活用する

朝はギリギリまで寝ていたい…という人も多いと思います。

しかし、この朝の時間をどのように使用するかで有意義な一日となるかが決まるといっても過言ではありません。

朝の時間を利用して残りの仕事をこなしたり、または普段はできない趣味の時間に費やしたりなど朝からいいスタートをきることで生産的な仕事ができる日になりやすいといえます。

point4 完璧に仕上げることを目標にしない

よく、全て完璧に仕上げることを目標において仕事に取り組んでいる人がいますが、このような方法は非効率的であるといえます。

仕事がきっちり完成するまで取り組んでいたのでは、必要以上に時間がかかってしまいます。

特に、複数の仕事を任された際は完璧に仕上げることに固執せず、それぞれの終了時間を決めて時間内にできるレベルで仕上げるように心がけましょう。

point5 当日こなすタスクはあらかじめ決めておく

いきあたりばったりで仕事をすることは、無駄なタスクを増やしてしまうことにつながりとても非効率的な方法です。

複数の仕事を抱えている場合、それぞれのスケジューリングをしていくことが重要なスキルとなります。

例えば、それぞれの仕事を行う日程を時間刻みでスケジュール帳に書きこんでいくことも一つの方法であるといえます。

このように綿密に計画を立てることにより、一つの仕事が終わったあと次に何をしようかといったことで悩む時間を削減することができます。

また、スケジュールを詳しく立てることにより仕事が期日までに終わらなさそうな場合の目途を早めにたてることができます。

この場合、他部署への協力要請も期日の直前ではなくより早い段階で検討することができるようになります。

3. まとめ

以上がマルチタスクの弊害と複数タスクを処理する際のポイントについてのお話です。

複数の仕事をこなしていくのは難しいと思いますが、今回紹介したポイントをおさえることにより以前よりも格段に仕事の効率が上がるはずです。